Der Erfüllungsaufwand setzt sich aus den Bürokratiekosten und den sonstigen gesetzlichen Folgekosten zusammen. Zu den Bürokratiekosten im engeren Sinne zählen die durch Regelungen auferlegten Informationspflichten wie Anzeige- und Statistikpflichten.
Zur Berechnung der Bürokratiekosten, beispielsweise einer Arbeitsbescheinigung, wird zunächst gefragt, was ein Arbeitgeber typischerweise tun muss, um diese Bescheinigung auszustellen. Es wird ermittelt, welchen Zeitaufwand die einzelnen Arbeitsschritte verursachen, zum Beispiel das Sammeln von Daten und das Ausfüllen eines Formulars. Multipliziert mit den Lohnkosten der üblicherweise befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhält man die durchschnittlichen Kosten pro Fall. Dann wird die Anzahl der in Baden-Württemberg jährlich zu erteilenden Arbeitsbescheinigungen ermittelt. Multipliziert mit den Kosten des Einzelfalls, erhält man die Kosten für das Ausstellen solcher Bescheinigungen.
Nicht unter die Bürokratiekosten, sondern unter die sonstigen gesetzlichen Folgekosten fallen inhaltliche Pflichten und Veränderungen, die von einem neuen Gesetz oder einer Verordnung verursacht werden. Beispiele sind das Beschaffen von Schutzkleidung, das Umrüsten von Filteranlagen oder die Pflicht, Fahrzeuge mit Winterreifen auszustatten.
Die Landesregierung orientiert sich bei der Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands grundsätzlich an der Methodik, die auf Bundesebene angewandt wird und im Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwandes in Regelungsvorhaben der Bundesregierung (Leitfaden zur Ermittlung des Erfüllungsaufwands) ausführlich beschrieben ist. Für Regelungsvorhaben des Landes Baden-Württemberg wurde darüber hinaus eine landesspezifische Anpassung der Methodik beschlossen. Die Erfahrung der ersten Jahre hatte gezeigt, dass die im Leitfaden des Bundes dargestellte Methodik bei Regelungsvorhaben des Landes nicht immer zielführend ist. Im Ergänzungsleitfaden zur Ermittlung des Erfüllungsaufwands in Regelungsvorhaben der Landesregierung Baden-Württemberg (Ergänzungsleitfaden) sind diese landesspezifischen Anpassungen beschrieben.